Politique de confidentialité

Privacy Policy "Off-Trail Travel"

I. Objet

La présente Politique est établie par AQUIA MANAGEMENT SRL, dont l’une des activité est la gestion d’une agence de voyage dont le nom commercial est Off-Trail Travel, société éditrice du site internet www.offtrailtravel.com (ci-après le « site web »), dont le siège social est sis rue du Sarcloir 1, 1348 Louvain-la-Neuve, Belgique, sous le numéro d’entreprise 0730.873.323).

AQUIA MANAGEMENT SRL (dans le texte, « nous », « notre » ou éventuellement « le/la nôtre ») a créé le site web afin de proposer des voyages au forfait ou des prestations individualisées. Dans le cadre de nos activités nous sommes amenés à traiter des données à caractère personnel concernant nos clients, personnes physiques, ou à toute personne physique en contact avec nous, en ce compris le client potentiel (ci-après « le prospect »).

L’objectif de cette Politique est d’expliquer comment nous collectons, utilisons et conservons vos données à caractère personnel. La protection des données et le respect de votre vie privée sont des valeurs essentielles pour nous et nous nous engageons à traiter et protéger vos données à caractère personnel de façon loyale et transparente dans le respect de la loi.

Nous entendons par « données à caractère personnel » toutes les données à caractère personnel vous concernant, c’est-à-dire toute information qui permet de vous identifier directement ou indirectement en tant que personne physique.

La présente Politique s’inscrit dans notre souhait d’agir en toute transparence, dans le respect de la nouvelle loi belge concernant la protection de la vie privée du 30 juillet 2018 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel (ci-après dénommée la « loi sur la protection de la vie privée ») et du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données abrogeant la directive 95/46/CE (ci-après dénommé le « règlement général sur la protection des données »).

Si vous souhaitez réagir à l’une des pratiques décrites ci-après, n’hésitez pas à nous contacter (christophe@offtrailtravel.com).

II. Quelles sont les catégories de données à caractère personnel que nous traitons et comment les obtenons nous ?

A. Données à caractère non personnel

Il peut arriver que nous collections des données à caractère non personnel. Ces données sont qualifiées de données à caractère non personnel car elles ne permettent pas de vous identifier directement ou indirectement. Celles-ci pourront dès lors être utilisées à quelques fins que ce soit, par exemple, pour améliorer notre site web, nos produits, cibler nos publicités ou encore perfectionner les services proposés.

III. Pour quelles finalités collectons-nous vos données ?

Nous collectons et traitons vos données à caractère personnel pour les finalités qui sont décrites ci-dessous.
Nous avons déterminé ces finalités et veillons à ce que seules les données à caractère personnel nécessaires et pertinentes – dans le respect du principe de minimisation des données – fassent l’objet d’un traitement.
D’une manière générale, nous basons le traitement de vos données à caractère personnel sur les bases légales suivantes :

Afin de nous conformer à nos obligations légales ;
Afin de prendre les mesures préalables et d’exécuter le contrat qui nous lie lorsque vous commandez un document via notre site web ;
Afin de réaliser notre intérêt légitime (dans ce cas nous faisons toujours attention à respecter un équilibre entre notre intérêt et vos droits et libertés) ;
Enfin, sur base de votre consentement. Dans le cas où nous serions amenés à effectuer des traitements qui ne sont pas encore prévus par la présente Politique, nous vous contacterons avant d’utiliser vos données à caractère personnel. Ce contact aura pour objectif de vous informer concernant ce traitement et, le cas échéant, de vous demander votre consentement explicite.

A. Le respect de nos obligations légales

Dans certains cas nous sommes obligés de traiter vos données à caractère personnel dans le cadre d’obligations légales ou lorsque nous collaborons avec les autorités compétentes. Dans ces cas, nous transmettons vos données à caractère personnel pour satisfaire à nos obligations.

B. Dans le cadre de notre relation contractuelle

Lorsque vous voyagez avec nous, nous entrons dans une relation contractuelle. Lors de cette relation nous traitons certaines de vos données à caractère personnel afin de satisfaire à nos obligations contractuelles. Afin d’exécuter notre contrat, nous traitons vos données à caractère personnel pour les finalités suivantes :

Assurer une réponse à vos demandes ;
Assurer la gestion et l’offre de voyage ;
Assurer la réservation des hôtels, chauffeurs, guides et autres partenaires;
Assurer la facturation du voyage;
Assurer des actions de communication et de marketing pour nos clients ;
Vous contacter pour procéder à une évaluation de nos services ;
Vous tenir informé(e) des nouveautés et informations via notre newsletter.

C. Dans le cadre de nos intérêts légitimes

Dans certains cas, il est de notre intérêt légitime de traiter vos données à caractère personnel. À cet effet, nous veillons toujours à préserver un juste équilibre entre les nécessités de traiter vos données à caractère personnel et le respect de vos droits et libertés, notamment la protection de votre vie privée.

Vos données à caractère personnel sont ainsi traitées pour :

L’identification sur le site web ;
La personnalisation de nos services ;
La gestion des personnes inscrites sur le site ;
La prospection commerciale et la gestion des prospects ;
La préparation d’études, de modèles (de risque, marketing et autres) et de statistiques, en recourant à des techniques d’anonymisation et/ou de pseudonymisation dès lors que cela est possible ;
La préservation de la sécurité des biens et des personnes, la lutte contre la fraude ou les tentatives d’intrusion, d’abus ou d’autres infractions ;
La formation de notre personnel à travers l’utilisation de situations réelles à titre illustratif (nous essayons, autant que faire se peut, d’anonymiser vos données à caractère personnel ) ;
L’analyse de vos recherches précédentes afin de personnaliser au mieux nos offres de service pour qu’elles vous correspondent ;
L’amélioration de la qualité du service pour les inscrits au site web non liés par un contrat ;
La conservation d’une liste des clients ne souhaitant plus être contactés ;
L’amélioration des services existants et de l’expérience des utilisateurs (inscrits ou non) du site ;
L’organisation de jeux, de concours ;
La gestion de vos demandes liées à l’application de vos droits ;
La constatation, l’exercice, la défense et la préservation de nos droits.

D. Le consentement

Lorsque vous vous inscrivez sur notre site web, nous vous demandons si vous acceptez que nous transmettions vos données à nos partenaires tiers afin qu’ils vous contactent pour vous proposer des offres commerciales.

E. Profilage et traitements automatisés

Afin de vous assurer une meilleure expérience utilisateur, nous utilisons la technique du profilage permettant de vous associer à vos différentes préférences.

Dès que possible, nous n’utiliserons seulement que des données anonymisées ou pseudonymisées.

Le profilage est toute forme de traitement automatisé de données à caractère personnel consistant à utiliser ces données pour évaluer certains aspects personnels relatifs à une personne physique, notamment pour analyser ou prédire des éléments concernant le rendement au travail, la situation économique, la santé, les préférences personnelles, les intérêts, la fiabilité, le comportement, la localisation ou les déplacements de cette personne physique.

Dans les cas où nous utilisons vos données à caractère personnel pour procéder à un profilage, nous nous assurons qu’aucune décision ayant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative de façon similaire ne soit prise.

IV. Combien de temps gardons-nous vos données à caractère personnel ?

De manière générale, nous veillons à ne pas conserver vos données à caractère personnel au- delà du temps nécessaire au regard des finalités pour lesquelles celles-ci ont été collectées.

Plus précisément, il convient de distinguer plusieurs situations pour déterminer la durée de rétention de vos données à caractère personnel. Ces différentes hypothèses sont reprises dans le tableau ci-dessous.

V. Accès, retrait, rectification, effacement, portabilité, limitation et opposition

Vos droits au sens de la réglementation vous permettent de garder la maîtrise de ce que nous faisons de vos données à caractère personnel.

A. Droit d’accès et copie

Ce droit d’accès aux données que nous possédons sur vous s’applique pour toutes les finalités que nous avons reprises ci-dessus. Ce droit vous permet notamment de nous demander si nous traitons vos données à caractère personnel, à quelles fins, les catégories de données concernées, ainsi que les destinataires de vos données. Vous pouvez également nous demander une copie de l’ensemble des données à caractère personnel que nous traitons et qui vous concerne.

B. Droit au retrait de votre consentement

Dès lors que nous traitons vos données à caractère personnel sur la base légale du consentement, vous pouvez toujours retirer votre consentement.

C. Droit de rectification

Vous possédez également un droit de rectification vous permettant de nous demander, à tout moment, de modifier les informations qui sont inexactes, incomplètes ou obsolètes.

D. Droit à l’oubli

Vous pouvez obtenir l’effacement de vos données à caractère personnel lorsque l’un des motifs suivants s’applique :

Les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités du traitement ;
Vous retirez votre consentement quant au traitement de vos données et nous ne basons ce traitement que sur la base juridique de votre consentement ;
Vous vous opposez au traitement ;
Nous avons traité vos données à caractère personnel de manière illicite ;
Dans le cas où les données que nous possédons sont incomplètes, inexactes ou obsolètes ;
Nous devons effacer vos données à caractère personnel afin de respecter une obligation légale (du droit de l’Union ou du droit de l’État membre) auquel nous sommes soumis.

E. Le droit à la portabilité

Dans le cas où nous traitons vos données à caractère personnel sur base d’un contrat ou de votre consentement, vous pouvez nous demander de vous transférer l’ensemble de vos données à caractère personnel ou encore de les transférer à un autre responsable de traitement.

F. Droit à la limitation du traitement

Dans certains cas, vous pouvez aussi nous demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel.

Les situations dans lesquelles vous pouvez nous demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel sont les suivantes :

Si vous contestez l’exactitude d’une donnée à caractère personnel le temps que nous puissions vérifier l’exactitude de cette donnée ;
Si nous traitons vos données à caractère personnel de manière illicite et que vous préférez que nous limitions ce traitement plutôt que l’effacement de vos données à caractère personnel. Évidemment, dès lors que la limitation du traitement n’est plus d’application, nous vous en informerons.

G. Droit d’opposition

En matière de prospection commerciale (y compris le profilage), vous pouvez à tout moment vous opposez au traitement de vos données à caractère personnel. En outre, dès lors que nous fondons le traitement de vos données à caractère personnel sur la base légale de nos intérêts légitimes, vous pouvez vous opposer au traitement de vos données si vous démontrez que votre situation particulière le justifie.

VI. Comment exercer vos droits ?

A. Identification

Afin de pouvoir vous aider à faire respecter vos droits, nous devons vérifier que votre demande concerne bien vos données à caractère personnel. Dans cette optique, nous procéderons à une vérification de votre identité en vous demandant de nous envoyer une copie du recto de votre carte d’identité si nous ne sommes pas capables de vous identifier directement.

B. Dans quel délai nous vous répondons ?

Nous nous engageons à revenir vers vous le plus vite possible et, au plus tard, dans le mois de votre demande. Nous pourrions être obligés d’étendre cette période de deux mois dans le cas où votre demande est complexe et que nous sommes confrontés à un excès de demandes. Si un telle situation venait à se produire, nous vous informerons des raisons de ce retard.

VII. Transfert à des parties tierces

Nous ne transférons vos données à des parties tierces que dès lors que cela est nécessaire à l’exécution de notre contrat (hôtels, guides, sous-traitant) que cela est nécessaire à nos intérêts légitimes (sous-traitants), lorsque nous y sommes légalement obligés ou lorsque vous nous avez donné votre accord (partenaires tiers).

Relativement à nos sous-traitants, nous travaillons également avec des fournisseurs de services qui nous aident à mettre en place notre site internet et plus généralement nos services. Au même titre que nous, nous leur demandons de veiller au respect des dispositions légales et règlementaires en vigueur. Nous veillons également à ce que ceux-ci respectent la présente Politique.

Dans l’hypothèse où vous y consentez spécifiquement nous transmettons à nos partenaires commerciaux vos données afin qu’ils puissent vous contacter.

Comme déjà expliqué, dans certains cas nous serons amenés à transmettre vos données à caractère personnel pour nous plier à une obligation légale, une décision judiciaire ou une demande de toute autorité compétente.

VIII. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adéquat quant au traitement de vos données à caractère personnel. Ce niveau de sécurité est établi sur base des risques présentés par le traitement et la nature des données à protéger.

Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger vos données à caractère personnel, notamment, contre la perte, le vol, l’usage abusif ou l’altération des informations reçues, la divulgation ou l’utilisation non autorisée de vos données à caractère personnel.

Dans l’éventualité improbable et malheureuse où vos données à caractère personnel que nous contrôlons devaient être compromises en raison d’une violation de la sécurité de l’information nous nous engageons à agir rapidement afin d’identifier la cause de cette violation et à prendre les mesures de remédiation adéquates.

Si nécessaire, conformément à la loi en vigueur, nous vous informerons de cet incident.

IX. Réclamation et plainte

Si vous souhaitez réagir à l’une des pratiques décrites dans la présente Politique, nous vous conseillons de nous contacter directement afin de voir comment nous pouvons vous aider.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données à l’adresse suivante :

Autorité de protection des Données

Rue de la Presse, 35 1000 Bruxelles

Tél. + 32 2 274 48 00 Fax. + 32 2 274 48 35

commission@privacycommission.be

En outre, vous avez toujours la possibilité de porter plainte devant le Tribunal de premier instance de Bruxelles.

Pour de plus amples informations sur les plaintes et voies de recours possibles, nous vous invitons à consulter les informations disponibles sur le site de l’Autorité de protection des données : https:// www.privacycommission.be/de/node/19254

X. Comment nous contacter?

Pour toute question et/ou réclamation concernant la présente Politique, n’hésitez pas à nous contacter.

christophe@offtrailtravel.com
www.offtrailtravel.com
Rue du Sarcloir 1, 1348 Louvain-la-Neuve

XI. Modification

Nous nous réservons le droit de modifier à tout moment les dispositions de la présente Politique. Nous publierons les modifications directement sur notre site web.

Politique de confidentialité

Privacy Policy "Off-Trail Travel"

I. Objet

II. Quelles sont les catégories de données à caractère personnel que nous traitons et comment les obtenons nous ?

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A. Données à caractère non personnel

III. Pour quelles finalités collectons-nous vos données ?

A. Le respect de nos obligations légales

B. Dans le cadre de notre relation contractuelle

C. Dans le cadre de nos intérêts légitimes

D. Le consentement

E. Profilage et traitements automatisés

IV. Combien de temps gardons-nous vos données à caractère personnel ?

V. Accès, retrait, rectification, effacement, portabilité, limitation et opposition

A. Droit d’accès et copie

B. Droit au retrait de votre consentement

C. Droit de rectification

D. Droit à l’oubli

E. Le droit à la portabilité

F. Droit à la limitation du traitement

G. Droit d’opposition

VI. Comment exercer vos droits ?

A. Identification

B. Dans quel délai nous vous répondons ?

VII. Transfert à des parties tierces

VIII. Sécurité des données

IX. Réclamation et plainte

X. Comment nous contacter?

XI. Modification